blackgemi.com

Perusahaan-perusahaan masih bertahan dengan struktur organisasi ICT (Information and Communications Technology). Terlepas dari ukuran dari perusahaan, perusahaan-perusahaan tersebut tidak kebal dengan tantangan-tantangan meskipun mereka sudah mengaplikasikan IP Telephony(IPT) dan Unified Communication (UC). Adalah sangat penting untuk menyiapkan tim-tim dalam perusahaan untuk UC atau struktur organisasi tidak akan bekerja dengan baik.

Pada postingan ini, kami akan membantu dengan beberapa tahap untuk menyatukan struktur organisasi Anda untuk mengoptimalkan hasil dan proses penyebaran IPT dan UC.

Struktur organisasi yang ada mempunyai sebuah poin manajemen umum dalam CIO, tetapi staff semakin terkucilkan/terpisah. Mereka beroperasi dalam IT silos. IT silos adalah pusat teknologi dengan manajemen dan staffnya sendiri. Silos normalnya tidak men-share prioritas, nilai, atau tujuan yang sama dan biasanya juga tidak men-share tool yang sama. Karena tidak saling menshare manajemen yang sama, maka akan sering terjadi masalah komunikasi dan koordinasi ketika silos harus berinteraksi untuk meyelesaikan isu-isu layanan. Pada kasus diatas personil telekomunikasi/voice hanya mempunyai sedikit atau tidak mempunyai pengetahuan tentang jaringan data, servers atau aplikasi-aplikasi. Personil jaringan data umumnya tidak familiar dengan teknologi telekomunikasi selain tentang telepon yang ada dimejanya. Server-server dan aplikasi-aplikasi yang berjalan pada jaringan data akan terlihat sebagai endpoint, bukan sebagai bagian jaringan data. Personil aplikasi tidak mempunyai pengetahuan tentang jaringan telekomunikasi/voice dan kompleksitas jaringan wireless. Staff sekuriti harus mengerti semua teknologi tersebut.

Hal ini merupakan tantangan untuk memanage grup-grup yang terpisah ini. Manajemen mungkin tidak menjembatani gap ketidakpedulian antara grup-grup ini tetapi harus membuat keputusan menggunakan teknologi jaringan yang konvergen. Kebanyakan para eksekutif yang memanage ICT dipindahkan dari teknologi nuts and bolt. Mereka akan berusaha keras untuk membuat keputusan dan menghadapi perubahan yang akan terjadi pada lingkungan UC yang konvergen.

Grup-grup yang terpisah ini harus saling mengetahui teknologinya masing. Grup manajemen harus melangkah lebih maju dan harus berpendidikan dalam proses penyebaran jaringan dan aplikasi yang konvergen. Mendefinisikan pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan ini memerlukan kajian dan analisis yang lengkap. Personil harus dinilai dengan sertifikasi netral vendor daripada dengan sertifikasi yang berorientasi pada produk.

Menurut artikel “Rebuilding the IT Organization for Convergence “ dari Dave Wilcox of Global Skills Exchange (GSX), yang dipublikasikan pada bulan Juli 2007 sebagai isu dari Communication Review, mengambil sebuah struktur untuk organisasi ICT masa depan. Artikel ini adalah hasil wawancara dengan para ahli konten di banyak organisasi IT, baik di perusahaan maupun pemerintah untuk memastikan pandangan tentang batasan-batasan pada kebanyakan organisasi ICT. Artikel ini merumuskan struktur organisasi ICT pada abad ke-21 harus bisa mendukung lingkungan yang konvergen. Salah satu kesimpulannya adalah kebutuhan untuk membagi tanggung jawab kedalam enam work cluster, daripada hanya dengan rincian deskripsi pekerjaan.

Dari tabel diatas bahwa enam cluster kerja bukan teknologi ataupun vendor. Mereka dibagi berdasarkan fungsi. Ketika teknologi bukan sebagai kemudi, organisasi ICT bisa menjadi struktur yang bertahan lama daripada berubah setiap beberapa tahun. Struktur cluster kerja ini juga mengubah cara penulisan deskripsi pekerjaan. Tetapi kebanyakan deskripsi pekerjaan hanya digunakan untuk me-review staff dan tidak mencerminkan performansi kerjanya. Cluster kerja ini juga akan membantu mengembangkan deskripsi pekerjaan yang lebih baik dan manajemen kemampuan dan pengetahuan

Global Skills X-change (GSX) mendesain dan mengevaluasi standar-standar strategi implementasi berbasiskan tool dan protokol yang bisa digunakan untuk mewujudkan standar sistem yang bersifat menyeluruh dan sertifikasi untuk konvergensi. GSX, sebagai model organisasi dari National Skill Standards Board (NSSB) mengadopsi dan mengadaptasi pekerjaan NSBB untuk memenuhi kebutuhan pengetahuan berbasiskan ekonomi.

Kesalahan terbesar yang dibuat oleh banyak CIO adalah mengkombinasikan grup IT dan telekomunikasi dengan perintah untuk bekerja sama, menempatkan satu dari grup-grup tersebut untuk menemukan cara untuk bekerja sama dan mewujudkan proyek UC yang sukses. Hal ini bukan arahan atau kepemimpinan. Hal ini akan menyebabkan mental silo. Biasanya, dua grup akan bergabung setelah siap dan mulai dengan hasil yang terbatas. Membuat struktur cluster kerja tidak akan secara otomatis menghasilkan kesuksesan. Tetapi nantinya akan bisa mengurangi biaya yang berlebih da kegagalan.

Membuat staf ICT berada pada pandangan UC yang sama

Integrasi yang wajib tentang bagaimana teknologi yang terpisah mempengaruhi manajemen dan staff ICT. Bagaimankah organisasi ICT di masa depan?? Organisasi ICT yang sudah dimodifikasi, melalui training dan transfer pengetahuan pada barbagai teknologi UC menjadi jawaban yang wajib.

Penyebaran layanan UC adalah mengembangkan ke perusahaan dan agensi pemerintahan. Struktur organisasi ICT yang seharusnya dibutuhkan untuk kesuksesan implementasi biasanya tidak ada. Meskipun struktur organisasi yang ada mungkin mempunyai poin manajemen umum ke CIO, staf biasanya terpisah berdasarkan teknologi. Mereka beroperasi dalam silos.

Personil telekomunikasi/voice hanya tahu sedikit tentang jaringan data, server-server dan aplikasi-aplikasi. Disamping dari telepon di menjanya, personil jaringan data umumnya tidak familiar dengan teknologi telekomunikasi. Mereka juga punya sedikit pengetahuan tentang server-server dan aplikasi-aplikasi yang berjalan di jaringan datanya. Personil aplikasi mempunyai pengetahuan yang terbatas tentang jaringan data dan hamper tidak mempunyai pengetahuan tentang jaringan telekomunikasi/voice. Jaringan wireless menambah kekompleksitasan dan kebutuhan akan kemampuan yang memadai. Web dan video conference biasanya merupakan layanan yang terpisah. Dimana IM dan chat didukung?? Hal ini merupakan tanggung jawab bagi sekuriti untuk mengerti semua teknologi tersebut.

Memanage grup-grup yang terpisah ini merupakan tantangan. Manajemen ICT tidak harus menjembatani gap ketidakpedulian antara grup-grup ini tetapi harus membuat keputusan untuk mengimplementasikan teknologi UC. Karena kebanyakan orang pada manajemen ICT dipindahkan dari teknologi “nuts and bolts”, mereka akan berusaha keras untuk menyesuaikan tujuan utama dan perubahn yang akan terjadi pada lingkungan UC.

Untuk beroperasi secara efektif, grup-grup yang terpisah harus saling mengetahui teknologi masing-masing dan manajemen ICT harus selangkah lebih maju dan berpendidikan dalam penyebaran UC. Mendefinisikan pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan ini memerlukan kajian dan analisis yang lengkap.

Sebuah rencana harus dikembangkan dan diimplementasika untuk membantu baik manajemen dan ahli teknologi untuk mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat fungsi-fungsi UC beroperasi optimal. Rencana ini harus mencakup restrukturisasi, training dan program sertifikasi. Training ke berbagai teknologi UC akan mengurangi resiko, mempercepat kesuksesan dalam implementasi. Hal ini juga akan mengurangi biaya riil melalui kemampuan untuk membuat pilihan yang baik dan menghindari kesalahan. Akan ada nilai finasial sebaik nilai intrinsic dalam pembuatan struktur organisasi ICT. Berikut in ada beberapa rekomendasi ang perlu dilakukan dalam struktur organisasi ICT.

• Semua staff harus memahami dan mengerti setiap teknologi UC.
• Semua staff harus berbicara pada bahasa UC yang sama.
• Pahami bahwa akan ada perbedaan tanggung jawab ketika implementasi UC dan pengoperasian UC.
• Satu area harus memimpin implementasi UC. Jangan mempunyai banyak manajer yang punya kedudukan yang sama dalam proyek.
• Atur ekpektasi pada permulaan proyek.
• Sediakan insentif, pengakuan, dan penghargaan.

Jika perubahan perkabelan, power dan sistem pendingin dibutuhkan, libatkan staf fasilitas jika mereka ada dalam organisasi yang sama :

• Perlakukan staf fasilitas dengan hormat.
• Libatkan mereka dalam proyek.
• Yakinkan bahwa mereka mendengarkan fakta-fakta tentang UC dan tren industri dari yang lain.
• Yakinkan bahwa pekerjaan sekuriti tidak diganggu.

Beberapa rekomendasi ini bisa membantu untuk mencegah kegagalan, dan membangun tim yang bisa bekerja sama.

1. Bentuk tim terlebih dahulu yang terdiri dari personil voice, data, aplikasi, user dan konsultan. Buat sebuah tim yang interdependen.
2. Ingatkan konsultan independen tentang proyek untuk meyediakan pengetahuan dan arahan kepada staf.
3. Akui bahwa jaringan data tidak sesuai dengan kualitas suara dan reliabilitas.
4. Gunakan proses penyatuan sistem formal untuk kebutuhan analisis, persiapan RFP dan metodologi vendor-scoring.
5. Fokus pada kebutuhan bisnis.
6. Definisikan IP sebagai “indefinite personal” untuk UC.
7. Atur pendidikan informal untuk staff dan ini untuk berkonvergensi :

• • Datang ke conference sebagai tim
  • Pergi ke site pelanggan bersama
  • Datang ke vendor briefing
  • Berinvestasi pada pendidikan formal

8. Masukkan penilaian jaringan dan testing pada proyek.
9. Pilih perusahaan untuk pengimplementasian dengan kemampuan yang memadai tentang voice, data dan UC.
10. Tunjuk manajer proyek dengan kemampuan jaringan dan telekomunikasi yang memadai.
11. Pindahkan fungsi MAC dari fasilitas ke IT.
12. Upgrade jaringan data untuk semua trafik UC.
13. Jaga agar tim selalu cukup makan(dan senang).

Berikut ini ada delapan strategi kunci yang harus dilakukan.

1. Fokus pada layanan beorientasi UC dan batas fungsional. Hal ini akan membuat suatu model yang bertahan lama dan bisa dikembangkan. Strategi ini bisa diaplikasikan pada pengembangan UC dan operasional UC.
2. Tingkatkan kemampuan teknikal dan soft skill yang ada daripada memindahkan staff ke bagian lain dalam organisasi.
3. Akui adanya perbedaan pandangan, misalnya orientasi sistem vs orientasi perangkat. Kemampuan bisa diajarkan dan diubah. Pandangan sangat sulit untuk diubah karena pandangan berakar kuat.
4. Komunikasikan dan sosialisasikan potensi dan aplikasi serta integrasi UC sedini dan sesering mungkin dengan bantuan grup pengembangan aplikasi. Mulai dengan konsep pilot kecil implementasi yang akan membantu orang mengerti potensi UC.
5. Perhatikan nilai perbandingan antara layanan in-house vs layanan outsourcing. Hati-hati agar tidak terlalu mngikatkan diri pada perubahan yang potensial. Pengaturan layanan akan menjadi terus hidup, tetapi hati-hati terhadap solusi-solusi “bundled” yang mencegah fungsi-fungsi kembali ke operasi in-house.
6. Tidak ada satu vendorpun yang mendominasi seluruh layanan UC. Pastikan bahwa staff tidak memilih satu vendor tetapi mengkombinasikan dan mengintegrasikan berbagai solusi vendor untuk menghasilkan menu UC yang tepat.
7. Agar fitur-fitur UC bisa diutilisasi secara maksimal, Jangan abaikan fungsi training UC.
8. Pastikan bahwa mereka yang menjadi bagian dari help desk menjadi bagian dari tim impelementasi dan cut over.

Setiap organisasi ICT mempunyai sejarah dan evolusinya masing-masing. Semua rekomendasi dan saran harus dievaluasi melawan struktur organisasi eksisting dan karakteristik staff. Perubahan bisa menghancurkan dan mengintimidasi. Perubahan akan diperlukan untuk memenhi permintaan akan impelentasi dan operasional UC.

Sumber : http://searchunifiedcommunications.techtarget.com

Originally posted 2009-06-04 04:33:15. Republished by Blog Post Promoter

• Woods Upstaged by Yang in Hazeltine The South Korean Player Yang Yong-eun just became the first male major winner from Asia after completely overhauling Woods in a stunning fashion, clinching the US PGA Championship win at Hazeltine with a total of three shots this past Sunday. Trailing the world no. 1 and the overwhelming favorite Tiger......
• How to use data validation Data Validation adalah salah satu tools di Excel yang bisa meningkatkan ketelitian kita dalam entry data.  Tools ini akan mencegah terjadinya kesalahan ketika kita sedang memasukan data (data entry). Kesalahan memasukan data bisa terjadi  karena salah ketik, atau data berada di luar range yang telah kita buat sebelumnya. Data......
• Cara Menggunakan "Goal Seek" di Excel Banyak layanan di Microsoft Excel yang jarang digunakan oleh pengguna  pada umumnya. Salah satunya adalah Goal Seek. Layanan ini dapat digunakan untuk mencari salah satu variable dalam perhitungan apabila sudah diketahui nilai akhir atau hasilnya. Goal Seek dapat digunakan untuk: Menghitung tingkat bunga pinjaman, bila sudah diketahui besaran nilai cicilan......
• Free Download: Dokumen Undang-undang Ini announcement saja terkait dengan page Download yang sudah bisa dipake. Pada page ini, ada salah satu sub yang khusus berisi link untuk dokumen undang-undang. Siapa tahu kamu membutuhkan, bisa langsung ke halaman download undang-undang. Saat ini, baru UU Kehutanan, UU Pengelolaan Zakat, UU Sumber Daya Air, UU Panas bumi......
• The Byron Nelson Championship (Irving, Texas 2010) The Byron Nelson Championship in Irving, Texas captured the attention of the nation as 16-year-old Jordan Spieth worked attempted to become the youngest player to win a PGA tour championship. The headlines come Sunday were different, however, as 22 year old Jason Day captured the Byron Nelson championship. Day of......